Un evento público tan multitudinario como la Diada 2014 en Barcelona que contó con la participación de más de 1.800.000 personas, es un evento con múltiples logros a nivel de logística, comunicación y relaciones públicas. Partiendo de la base que fue organizado exclusivamente a través de internet con la ayuda de cientos de voluntarios, vale la pena verlo con ojo crítico desde la perspectiva del marketing y comunicación.

Ojo, que quede claro, nuestra intención no es hablar en ningún momento de política, solo queremos hablar objetivamente de este evento como un caso de éxito de comunicación.

Empecemos…

Lo necesario para que un evento sea exitoso

Los eventos son herramientas de Relaciones Públicas con múltiples ventajas pero, al mismo tiempo, quedamos completamente expuestos porque TODO en un acto comunica. El amplio abanico de detalles en juego es lo que entraña la complejidad del asunto: a) un buen anfitrión b) asistencia de invitados c) espacio adecuado donde llevarlo a cabo d) un concepto y objetivo claro que lo justifique.

La Diada 2014 desde un punto de vista de relaciones públicas y organización de eventos ha cumplido a cabalidad con los principales requerimientos para que un evento sea exitoso:

• Alto número de participantes: logró un aforo de 1.800.000 personas provenientes no sólo de la región de Catalunya sino de otras comunidades como el País Vasco, Valencia y Alicante, e incluso el Sur de Francia.
• Objetivo claro: Reunir el máximo de participantes posibles para formar la bandera catalana en forma de "V" en un día y hora exacta. 11 de septiembre a las 17:14h. En conmemoración a la fecha histórica 11 / 09 / 1714.
• Asistentes puntuales y participativos: este evento requería un alto de nivel de compromiso y de participación de los asistentes. El punto clave del evento era lograr que todos estuvieran a las 17:14h en el lugar que se les asignó vía web y además con el color de camisa correspondiente, en el tramo y fila específicos. Los objetivos fueron cumplidos y como resultado se logró hacer la “V” con la bandera catalana a lo largo de las dos avenidas. Los organizadores del evento corrían un alto riesgo al hacer este tipo de convocatoria, ya que al no cumplirse los resultados esperados el fracaso hubiese sido muy notorio.
• Una logística bien pensada: la inscripción al evento se hacía únicamente vía web, la cual asignaba un tramo de ubicación del asistente en alguna de las dos avenidas y del color de camisa que debía llevar.
• Una locación con fácil acceso: el evento tuvo lugar en las principales avenidas de la ciudad: Gran Vía y Diagonal con fácil acceso a través de transporte público o caminando, también se organizó una red de autobuses para los asistentes provenientes de otras localidades.
• Seguridad en todo momento: se pudo ver una amplia red de polícia local cubriendo cada rincón, sin embargo el evento se desarrolló sin ninguna incidencia de forma cívica y pacífica a pesar del alto número de participantes y del delicado contenido político.

Detrás de un gran evento, hay una gran campaña de comunicación

Para que un evento sea exitoso, no basta sólo con invitar a los participantes, tener un buen lugar con buena música y buena comida, es indispensable saber comunicarlo. Para ello, es necesario tener una campaña de comunicación sólida y lanzada con suficiente antelación para garantizar una alta participación y que a su vez refuerce el mensaje clave del evento.

En el caso de la Diada 2014, se creó la campaña “Ara es l´hora” que se transmitió a través de canales de comunicación online y offline, y fue el eje central del evento que permitió el registro exitoso de usuarios, una buena logística, cobertura en medios, creación de Trending Topic en Twitter, y otros aspectos. Veamos los puntos clave de la Diada 2014 desde el punto de vista de comunicación y marketing:

• “Ara es l´hora” un slogan claro y sencillo: fue usado como slogan de la campaña de la Diada 2014 con un alto nivel de aceptación. Un mensaje claro para reforzar la acción de formar la “V” el día 11-09, pero a su vez tuvo un alto nivel de aceptación por el doble sentido de la frase relacionado con el derecho a votar exigido por los catalanes. Tiene los ingredientes para un slogan exitoso: muy creativo, breve, con alto contenido emocional, con juego de palabras y fácil de recordar.

• “V” elemento gráfico fácil de plasmar: una imagen vale más que mil palabras, y cuanto más sencilla mejor. La “V” utilizada en la Diada fue una decisión acertiva. Es un elemento gráfico que: conecta emocionalmente con el receptor (derecho a votar el 9N), y que pudo ser plasmado en las calles con los colores de la bandera por los mismos participantes. A su vez es un símbolo fácil de hacer con las manos por los participantes.

• Una web bien diseñada: pensada en y para el usuario. Fácil de leer y con un registro de usuarios amigable y rápido. Estaba programada para de manera automática clasificar a los registrados, asignarles un tramo de ubicación en alguna de las dos avenidas, a su vez del color a llevar para formar la bandera.

• Material promocional de utilidad: para el evento se diseñaron camisas de color amarillas y rojas con el slogan de la campaña de la Diada 2014. Esta camisa tenía tres objetivos: 1) promocionar el evento 2) ser usada por los participantes para formar la bandera 3) con la venta recaudar fondos para la fundación encargada de organizar el evento.

• Creación de un Trending Topic: #CatalansVote9N, el hashtag creado en Inglés para la campaña “Ara es l´hora” se ha convertido en trending topic mundial en Twitter y lo ha hecho en muy poco tiempo. La etiqueta tuitera se ha dado a conocer alrededor de las 20.14 horas el día de la Diada y logró más de 90.000 tuits en pocas horas, según la web de análisis Topsy.

• Amplia cobertura en medios: el día del evento se realizó una rueda de prensa con 40 periodistas nacionales e internacionales. La noticia de la Diada logró tener una amplia cobertura a nivel nacional e internacional, apareció en los principales diarios como The New York Times, The Wall Street Journal, The Washington Post, The Guardian, entre otros.

Un evento por muy grande o pequeño que sea siempre tendrá sus retos, y más cuando se trata de un evento público. La Diada 2014 tiene un alto mérito a nivel de comunicación y de marketing, ha logrado reunir a 1.800.000 personas en las dos principales avenidas de la ciudad de Barcelona. Pero además de reunirlos, cada uno debía de estar en un lugar exacto con un color de camisa determinado antes de las 17:14h, hora decisiva en la que finalmente la “V” estaría formada y se harían los actos conmemorativos. Organizar un gran concierto en un gran estadio con el apoyo y patrocinio de grandes marcas ya implica un gran esfuerzo, pues imagínate el esfuerzo detrás de un evento como La Diada 2014 que se hizo con el trabajo de cientos de voluntarios y donativos.

El buen mix de todos estos elementos creó la oportunidad para pasar un buen rato y ¿por qué no? tal vez, incluso, hacer historia.

Escrito por: Nathaly Hermida y Jerom Tomás
Foto: @araeslhora y @jerom021